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会議に「呼ぶ人」「呼ばない人」

 会議に誰を呼ぶべきか悩ましいものです。関係しそうな人を全て呼ぶと1日のほとんどが会議になって、仕事がはかどらなくなります。また、会議が多いとの文句の元になります。しかし、呼ばなければ、相手が疎外感を持ち、後の仕事に支障が出る場合もあります。
 そこで、会議の種類によって、会議に招集するメンバーを考えることが必要です。
 なお、メンバーの招集に関して、「必須」と「任意」を区別すると日程調整も行いやすくなります。また、「任意」の方は疎外感を持たずに自分の意思によって参加・不参加を決めることができます。

【決定が必要会議】
 会議の目的は、仕事に対して「Go / NoGo」か「OK / NO」を決めることです。そのため、決定権のある人を呼ばなければ会議が成立できません。そこで、決定権のある人を中心に議論を行えるメンバーを招集する必要があります。決定権の人に意見をできる立場にない人は会議に呼ばない方が良いです。

【情報共有の会議】
 会議の目的は、情報共有です。情報に関係する人を幅広く招集する必要があります。単なる情報共有ならメールで十分と考える人もいると思いますが、会議を行うことで質疑や文字で表せない情報も伝えることもできます。メールのみを好む人には、後から議事録等を送っても良いと思います。

【アイデア出しの会議】
 会議の目的は、アイデア出しです。幅広く自由な発想でアイデアを出し合うためには、アイデアマンや若手を中心に男女混合でメンバーを招集します。上司などを加えると意見が出にくくなる場合があるので留意が必要です。

 最後に参加者側の意識として、何でも情報を欲しがり、色々な会議に出たがるのではなく、自分の役割に応じて、会議に参加することを心がけましょう。そうすると、会議に招集されない時の理由も受け入れやすく、余計な疎外感を持たずに、組織内でより良い関係で仕事ができるようになると思います。