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ToDo List

 会社で、仕事の段取りが悪い人、期限通り仕事ができない人に、ToDoリストを作るように指導することがよくあります。

①仕事及び期限をメモする
②毎日数回(朝一、昼一など)メモを確認する
③優先順位を考えながら仕事をする
④終わった仕事は消す

 しかし、初めて見たが改善されない、いつの間にか止めてしまっているなど、結局の改善されないことがあります。
 これは、本人がさぼっているというより、結局日常業務が忙しく、習慣づく前に行われなくなっていことが多いものです。

 そこで、ToDoリストを作ることを指導するのではなく、ToDoリストを消すことことに喜びを感じるよう仕向けることが大切です。
 仕事がどんどん進んで、リストが次から次への消えて行くと気持ちのいいものです。そして、新たな仕事が次から次への舞い込んでくる。それが、溜まらずに作業される。

 また、上司は習慣づけるために”躾”を念頭に置かなければなりません。言いっぱなしではなく、DoToリストを作っていれば褒める・作っていなければ叱る。リストの仕事が絶えず消えていき、仕事が溜まっていなければ褒める・溜まっていれば叱る。
 管理職は、個人力が上がれば、組織力が上がることを絶えず考えながら仕事をしましょう。

 なお、私は、次のようにToDoリストを作成しています。
 ①デスクの上のメモ用紙に仕事(期限があるものは期限も)を書き込んでいます
  期限のないものは原則その日のうちに作業をします
 ②1日3階程度(朝一、昼一、16時頃)にメモを確認しています
 ③その日のうちにする仕事の段取り(時間区切り)を考え、実行します
 ④仕事が終われば、その仕事を消します
 ⑤これからの仕事・終わったが仕事を混在しているメモ用は、毎週月曜日に
  そのメモ用紙から新たなメモ用紙にこれからの仕事を書き直します
 ⑥書き写す時に、前のメモからの積み残しの仕事を再確認します