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ルールを守らないのはなぜか?

 何か問題が起こった時に、”手順(ルール)を守ってない”が原因になることがよくあります。そして、それに対して、本人に注意し、その上で、問題改善の対策を”チェックを行う”にするとして、ダブルチェックがトリプルチェックにと、単に検査を回数や増やすことが多いのではないでしょうか?
 しかし、なぜ手順やルールを守らないのでしょか?というより、ルールが守れないでしょうか?
 チェックを増やしても、無意識に他の人が見つけるなど一回一回のチェックの重みが小さくなり、品質よりコストが大きくなる一方です。
 まずは、問題が起こらないよう、その原因を無くすことが重要です。
 そのルールを守らない原因の確認は、以下の手順で行うことが最適です。

Step 1 : 手順やルールが文書化されているか?
 口伝えでは、言った言わないかった。などの言い争いになります。また、人によって説明の仕方が異なったり、聞き手の受け方によって理解がことなります。さらに、伝言ゲーム的になった時には、初めの決めごとがいつか変わっていることがあります。
 まずは、ルールを文書化して、間違って伝わることを無くしましょう。

Step 2 : ルールが解りやすくなっているか?
 ルールを文書化しても、見た人が理解でないようでは意味がありません。新入社員が見ても解るよう、ナレッジ(業務知識やノウハウ)を共有できるようにしましょう。
 また、文字ばかりでは、うんざりして見なくなります。ポスターなど掲示物は、イラスト加えるなど、パッと見て解りやすい物が良いです。

Step 3 : 文書化されたルールが実体と合っているか?
 ルールを守ることが第一ですが、文書化されたルールは時として古くアップデートされていないことが、よくあります。
 実際に作業する上で守れないルールは意味がありません。
 その場合は、実行できるルールに文書を改訂することが重要です。
 また、日頃から改善活動を行うことが、企業の発展につながります。
 それに伴ってルールも絶えず変わるので、手順書等も絶えず改訂することが大切です

Step 4 : ルールの定着のための教育を行っているか?
 ルールを決めたら、文書化と同時に、教育訓練が必要です。
 特に、ルールが定着するよう解りやすく繰り返しの説明が大切です。
 人の理解はそれぞれです。個々の理解度に応じて、根気よく説明することが必要です。

Step 5 : 管理者がルール通りに作業しているかを管理・フォローしているか?
 教育と表裏一体ですが、管理者が絶えず、Step1〜4 を絶えず意識しなから、管理・フォローすることが大切です。
 説明したのにやっていないは、管理者が管理していないことを意味しています。
 管理者のあるべき姿を見据えて、問題を部下のせいにせず、まずは自分を行動を見直すように心がけましょう
 その上で、管理者は、作業者がルール通り作業を行っているかを確認を行いましょう。ルールが守れていない場合は、Step 1〜4 のどこに課題があるかを確認し、対処しましょう。